Nieuwe vraag het mr. Ras: Elektronisch factureren

Is het verplicht om op verzoek van de klant naast een factuur per email ook een factuur per post toe te sturen? En zo ja mogen er ook kosten voor de factuur per post gerekend worden (welke dus bij naast de electronische factuur komt)?

In hoeverre verschilt de rechts geldigheid van (enkel) digitaal verstrekte facturen van papieren facturen?

Volgens zijn mailtjes nooit rechtsgeldig.

@Thomas
Volgens mij niet inderdaad, maar volgens mij zijn brieven, wanneer ze niet aangetekend zijn, ook niet geldig?
-----------
Ook ik wil wel graag weten of er ook kosten voor facturen per post gerekend mogen worden.

Alle electronische data is te manipuleren in een database als je maar de administrator rechten hebt.

Moeten er checksums van een factuur worden bewaard om aan te tonen dat een factuur achteraf niet is aangepast.

Moet bijvoorbeeld deze checksum ook worden meegestuurd naar de klant toe?

Naar mijn weten is een digitaal factuur even rechtsgeldig als een papieren factuur. Althans, de eerste rechter welke het verzenden van elektronische facturen afkeurd moet geloof ik nog geboren worden. Tenslotte heeft elke partij te zorgen voor juistheid van facturatie.

Wanneer een bedrijf per definitie (om de kosten te drukken) de facturen elektronisch verzend mag er naar mijn weten zonder enig probleem een administratieve kosten in rekening gebracht worden wanneer een debiteur het factuur op papier wenst te ontvangen. Enige voorwaarden hieraan is natuurlijk wel dat deze kosten redelijk blijven.

Grote partijen als KPN, UPC, Vodafone etc. gaan hun facturen ook steeds vaker per definitie elektronisch verzenden. Ik vetrouw erop dat deze partijen vooraf toch wel een goed jurisch onderzoek hebben gedaan alvoor ze deze policy invoeren.

@ [i] 1. Mark op 22 November 2007 10:10:30
Is het verplicht om op verzoek van de klant naast een factuur per email ook een factuur per post toe te sturen? En zo ja mogen er ook kosten voor de factuur per post gerekend worden (welke dus bij naast de elektronische factuur komt)?[/i]
Als een klant een factuur echt niet elektronisch wil ontvangen, dan ben je op dit moment verplicht om dan de factuur alsnog per gewone post toe te zenden. Het vereiste dat de ontvanger van de factuur moet accepteren dat hij de factuur in elektronische vorm ontvangt, is voor de fiscus erg belangrijk. Dit gaat zelfs zover dat ook de acceptatie van de ontvanger van de factuur, voor een elektronische factuur, moet worden vastgelegd in die administratie. Dat betekent dan ook dat de acceptatie expliciet moet zijn. Hoe dat precies zit, is nog niet helemaal duidelijk, daarover komt de belastingdienst binnenkort met een standpunt.

@ [i] 2. Thomas Wouters op 23 November 2007 00:49:29
In hoeverre verschilt de rechtsgeldigheid van (enkel) digitaal verstrekte facturen van papieren facturen?[/i]
Als de digitaal verstrekte factuur voorzien is van de gevraagde waarborgen, dan is de rechtsgeldigheid van de digitaal verstrekte factuur gelijk aan die van een papieren factuur. De waarborgen waar het hier om gaat betreffen allereerst de authenticiteit van de herkomst en daarnaast de integriteit van de inhoud. Deze waarborgen kunnen op een aantal manieren worden gerealiseerd. Daarvoor verwijs ik naar de informatie die hier al ergens op de website staat en naar de commentaren die ik op andere vragen en opmerkingen op website heb gezet.

@ [i] 3. Rex op 23 November 2007 01:06:54
Volgens zijn mailtjes nooit rechtsgeldig.[/i]
Ja hoor, het is wel mogelijk om ook met e-mailberichten een rechtsgeldig elektronische facturen te verzenden. Ook daarvoor is het nodig dat is voldaan aan de voorwaarden die hierboven staan. Het gemakkelijkste is om dan te gaan werken met een digitaal certificaat. En die kan je op allerlei plekken op het Internet gratis verkrijgen en 12 maanden lang gebruiken zonder beperkingen in het aantal keren dat deze wordt gebruikt.

@ [i] 4. Luke // Telahosting op 23 November 2007 07:37:57
@Thomas
Volgens mij niet inderdaad, maar volgens mij zijn brieven, wanneer ze niet aangetekend zijn, ook niet geldig? Ook ik wil wel graag weten of er ook kosten voor facturen per post gerekend mogen worden.[/i]
Als facturen met de gewone post worden verzonden, dan worden deze aangemerkt als rechtsgeldig. Dit is raar, maar waar. De achtergrond daarvan is gelegen in het feit dat de post al vele tientallen jaren als betrouwbaar wordt bestempeld. Daarentegen baart bij elektronische communicatie, zoals het verzenden van elektronische factuur, de perceptie rond dat deze minder betrouwbaar zou zijn dan de gewone post. Op grond daarvan is de belastingdienst van mening dat de hierboven genoemde waarborgen aan een bericht, of bestand moeten worden gehecht, als het gaat om factuurgegevens.
Om in te gaan op een andere vraag, op dit moment is het niet toegestaan om voor facturen die per gewone post worden verzonden extra kosten inrekening te brengen. De achtergrond is namelijk dat elektronisch factureren zou moeten leiden tot een administratieve lastenverlichting. Door nu kosten in rekening te gaan brengen voor de papieren facturen, terwijl elektronisch factureren nog in de puber schoenen staat, zou het effect dat met elektronisch factureren wordt beoogd teniet worden gedaan.

@ [i] 5. Wido op 23 November 2007 09:35:49
Alle elektronische data is te manipuleren in een database als je maar de administrator rechten hebt. Moeten er checksums van een factuur worden bewaard om aan te tonen dat een factuur achteraf niet is aangepast. Moet bijvoorbeeld deze checksum ook worden meegestuurd naar de klant toe?[/i]
het is inderdaad waar dat alle elektronische data is te manipuleren. Op zich mag deze data ook worden gemanipuleerd, zolang maar zichtbaar is wanneer door wie en wat is gemanipuleerd. De checksums zijn dus van essentieel belang. Hoe je het wendt of keert, deze checksums moeten op de enige andere manier ook bij de klant terechtkomen. Immers, hiermee kan de klant richting de belastingdienst aantonen dat de ontvangen gegevens onderwijl niet zijn gewijzigd.

@ [i] 6. Arjan Bijnen op 23 November 2007 11:15:19
Naar mijn weten is een digitale factuur even rechtsgeldig als een papieren factuur. Althans, de eerste rechter welke het verzenden van elektronische facturen afkeurt moet geloof ik nog geboren worden. Tenslotte heeft elke partij te zorgen voor juistheid van facturatie.[/i]
in België wordt inmiddels onderzocht of de wijze waarop elektronische facturatie wordt toegepast, wel juist is. Hij doet het goed dan zijn er inmiddels rechters geboren die daar over een uitspraak moeten doen.

[i] Wanneer een bedrijf per definitie (om de kosten te drukken) de facturen elektronisch verzendt mag er naar mijn weten zonder enig probleem een administratieve kosten in rekening gebracht worden wanneer een debiteur het factuur op papier wenst te ontvangen. Enige voorwaarden hieraan is natuurlijk wel dat deze kosten redelijk blijven. [/i]
Op dit moment nog niet. Wellicht dat dat in de komende jaren anders wordt, zodat we de situatie krijgen die gelijk is aan die van de vliegtickets.

[i]Grote partijen als KPN, UPC, Vodafone etc. gaan hun facturen ook steeds vaker per definitie elektronisch verzenden. Ik vetrouw erop dat deze partijen vooraf toch wel een goed jurisch onderzoek hebben gedaan alvoor ze deze policy invoeren.[/i]
Dat klopt, onze organisatie houdt zich daarmee bezig. Wij zorgen ervoor dat er een businesscase komt te liggen, aangevuld met de voorwaarden om succesvol elektronisch factureren neer te zetten.

Friso de Jong
Directeur Factuurwijzer.nl
Voorzitter Platform ELFA (www.platformelfa.nl)

Edit
[i]Hij doet het goed dan zijn er inmiddels rechters geboren die daar over een uitspraak moeten doen. [/i]

moet zijn:
[i]Heb ik het goed, dan zijn er inmiddels rechters geboren die daar over een uitspraak moeten doen. [/i]
(Komt door de spraaksoftware)

Friso, bedankt voor je input!