- Door
- Rashid Niamat
- geplaatst op
- 1 oktober 2009 08:05 uur
Een bevriend bureau belde me. De zaken gingen goed en ze waren volop in de race voor een grote order van de Nederlandse vestiging van een buitenlands bedrijf. Dit ging niet alleen om het bouwen en onderhoud van hun website, maar ook de hosting moest worden geregeld.
De offerte aanvraag was verstuurd door een jurist op het Duitse hoofdkantoor en ook nog eens in het Duits opgesteld. De vraag was of ik ze verder kon helpen. Als je in een offerte traject zit betekent een mail van de bedrijfsjurist vaak dat de klant aanvullende eisen stelt of onduidelijkheden heeft opgemerkt. Juridische vragen die in een andere taal zijn gesteld, zijn lastig. Ik stelde voor dat ze de prospect zouden informeren en dat ik de volgende werkdag contact zou opnemen met het hoofdkantoor. Dan kon ik de brief bespreken en hun vragen beantwoorden.
Om me voor te bereiden kreeg ik een kopie van de aanvraag, de offerte en natuurlijk de e-mail uit Duitsland. De aanvraag was duidelijk. De offerte beschreef de ontwerpfase, beheer, hosting en een set leveringsvoorwaarden was ook meegestuurd. De e-mail was geschreven door iemand die zich duidelijk zorgde maakte om de veiligheid van de website, de achterliggende databases en het beheer. In de offerte was wel over zaken als uptime geschreven maar niets over veiligheid.
De volgende ochtend belde ik de jurist in Duitsland. Na een korte introductie ronde bespraken we zijn e-mail. Omdat de databases klantgegevens gingen bevatten moest het hoofdkantoor zekerheid hebben dat daar niemand misbruik van kon maken. Helemaal, dat was nieuw voor me, omdat het bedrijf ook in de Verenigde Staten actief is. Sommige staten hebben daar vastgelegd hoe je moet reageren als je gehackt wordt of je database crasht. Dat veronderstelt dat je een draaiboek klaar hebt liggen. Zonder nauwkeurige specificatie van de veiligheidsmaatregelen kon men in Duitsland dat draaiboek niet maken.
Het gesprek verliep verder positief. Ik zegde toe ervoor te zorgen dat een uitgebreide beschrijving van de veiligheidsmaatregelen op kantoor en in het datacenter zou worden geleverd. Gelukkig begreep de jurist dat ik niet alle procedures van een datacenter kon beschrijven, maar de schriftelijke toezegging dat niemand buiten de vaste onderhoudscrew bij de server kon komen was wel nodig.
Uiteindelijk zijn alle procedures rond inrichten van hardware en software beschreven, de onderhoudsroutines en natuurlijk het onderhoud van website en databases zelf. Die informatie is aan de prospect gestuurd als bijlage van een gewijzigde offerte. De prospect is klant geworden, omdat naast goede prijs en kwaliteit de open communicatie werd gewaardeerd. De beschreven procedures zijn inmiddels in vier talen beschikbaar en worden gebruikt bij het werven van klanten.