Vraag het Mr. Ras: Elektronisch factureren

En nu even to the point: waar regel ik zo'n handtekening en hoe kan ik fpdf en fpdi een signed PDF maken? Iemand die deze weg al bewandeld heeft?

Dat vraag ik me inderdaad ook af. Overal wordt vermeld dat een elektronische handtekening verplicht is, maar hoe en wat en waar?

Zo'n handtekening regel je bijvoorbeeld bij DigiNotar. Een product waarmee je de elektronische handtekening kan koppelen met een PDF is PDF Sign & Seal.

http://www.digifactuur.nl

Is het niet zo dat er alleen de noodzaak is om te kunnen aantonen dat de factuur van een bedrijf komt (dus klanten bekijken factuur via website) in plaats van dat alles van een digitale handtekening is voorzien?
Tegenwoordig moet je als bedrijf bijvoorbeeld ook de facturen van ADSL van Xs4All bekijken via het klantengedeelte en dan uitprinten.

@Nijman: Precies :) Volgens mij kun je dit gedoe omzeilen door de facturen in het klantenpanel te zetten waar ze op moeten inloggen.

@Nijman: De integriteit is een duidelijk vereiste. Met de methode van XS4ALL kan naar mijn mening alleen de authenticiteit van de factuur worden vastgesteld.

Misschien heeft XS4ALL haar methode voorgelegd aan de inspecteur.

Mijns inziens voldoet XS4ALL ook niet aan het toestemmingsvereiste. In de bestelprocedure wordt het volgende gemeld:

"U ontvangt uw facturen niet op papier. Uw facturen kunt u inzien in het online Service Centre. Hier kunt u tevens aangeven of u een notificatie wenst te ontvangen wanneer er een nieuwe factuur is aangemaakt. Wilt u uw facturen op papier ontvangen, dan kunt u dit hier ook aangeven."

Er bestaat voor de klant geen mogelijkheid om aan te geven papieren facturen te ontvangen. Daarbij is er geen checkbox aanwezig om de wilsuiting te tonen. Dat zou wel het geval zijn indien deze bepaling is opgenomen in de algemene voorwaarden.

@Stevan Ras,

Al krijg ik nog elke maand mijn factuur van xs4all per post binnen (als consument). Dit heb ik ooit daar wel aan kunnen geven, dat ik deze nog steeds per post wilde blijven ontvangen.
Misschien dat die nu weg is, maar de mogelijkheid is er dus ooit wel geweest.

Onze PDF-facturen zijn versleuteld m.b.v. een wachtwoord, waardoor de ontvanger alleen in staat is om deze uit te printen. Het is voor de ontvanger dus niet mogelijk om deze aan te passen. Volgens onze boekhouder voldoen deze facturen ook aan de regels van de belastingdienst.

@Stevan Ras:
[quote]Zo’n handtekening regel je bijvoorbeeld bij DigiNotar.[/quote]

Het is alleen erg jammer dat deze handtekening van DigiNotar niet officieel wordt herkend door Adobe.

GeoTrust heeft wel een mooi product voor het vertrouwd ondertekenen van PDF documenten. Het nadeel hiervan is echter weer dat deze samenwerkt met een USB key en hierdoor niet makkelijk kan worden geïmplementeerd in een geautomatiseerd systeem.

[url=http://products.geotrust.nl/nl/signing+services/adobe%AE+document+signing/]http://products.geotrust.nl/nl/signing+services/adobe%AE+document+signing/[/url]

@Paul:

Volgens mij hebben ze dat onlangs bij DigiNotar geregeld.

@Steven Ras:
Zou erg leuk zijn maar lijkt me onwaarschijnlijk aangezien zit een eis is om in aanmerking te komen voor het Adobe root programma.

Mocht het zo zijn dan hoor ik het graag!

Zie hier het Adobe Security Partner Community:
http://partners.adobe.com/public/developer/security/index_security_partners.html

@Nijman:
XS4ALL: "Wilt u uw facturen op papier ontvangen, dan kunt u dit hier ook aangeven."

Volgens mij heeft XS4ALL het netjes opgelost want je kunt nadrukkelijk aangeven de facturen alsnog per post te (blijven) ontvangen. Doordat XS4ALL zelf de facturen feitelijk niet doormailt, maar de facturen enkel op haar eigen website bekeken kunnen worden (los van de optie om de facturen toch per post te blijven ontvangen), denk ik dat de authenticiteit van haar facturen voldoende is gewaarborgd.

@Danny:

"Volgens mij heeft XS4ALL het netjes opgelost want je kunt nadrukkelijk aangeven de facturen alsnog per post te (blijven) ontvangen."

Dat is wel achteraf.

"Doordat XS4ALL zelf de facturen feitelijk niet doormailt, maar de facturen enkel op haar eigen website bekeken kunnen worden (los van de optie om de facturen toch per post te blijven ontvangen), denk ik dat de authenticiteit van haar facturen voldoende is gewaarborgd."

Het gaat om twee vereisten. Je hebt de authenticiteit en de integriteit. Ik ben ook van mening dat de authenticiteit (van wie) voldoende gewaarborgd is met de methode van XS4ALL, maar daarmee staat de integriteit nog niet vast.

@Steven:
Misschien heb je gelijk. Ik wacht nog even op het aparte kopje waar ik de besproken regelingen (met name die waar de vereisten door de Belastingdienst opgelegd in aan te treffen zijn) zelf na kan lezen :-)))) -hint modus uit-

@Danny:

Artikel 35b, lid 2 Wet OB

@Arnout en/of Steven:

Alle abbonementen waarover ik spreek staan op zakelijke naam. Van de desbtreffende partijen hebben we echter briefje ontvangen welke neer komen op "Wij gaan elektronisch factureren, wenst u alsnog papieren factuur, stuur dit kaartje in". Niet insturen is elektronisch factuur.

@Paul: De root van DigiNotar wordt meegetekend (cosigning) door Entrust. Entrust is wel een Adobe Security Partner.

@Arjan: Zijn de facturen wel elektronisch getekend?

@Steven: Ik mag aannemen dat deze grote partijen hun zaakjes wettelijk wel op orde hebben. Helemaal op de zakelijke markt.

@Steven Ras

Heb je een voorbeeld van een door DigiNotar ondertekend PDF document, alles wat ik tot op heden heb gezien was niet uitgegeven onder het Adobe root en gaf dus een foutmelding.

@1 [i]Laurens van Alphen op 29 November 2007 09:49:43
En nu even to the point: waar regel ik zo’n handtekening en hoe kan ik fpdf en fpdi een signed PDF maken? Iemand die deze weg al bewandeld heeft?[/i]
Er zijn diverse partijen die dit aanbieden. Een voorbeeld is de website waarneembemiddeling die dit heeft toegepast. Wij werken zelf met easyPDF Printer Driver van BCL (€ 15). Daar kan je ook een SDK halen.

@2 [i]Ronald op 29 November 2007 09:56:26
Dat vraag ik me inderdaad ook af. Overal wordt vermeld dat een elektronische handtekening verplicht is, maar hoe en wat en waar?[/i]
Het is niet zo dat een elektronisch handtekening verplicht is. Een gekwalificeerde elektronisch handtekening is ook niet nodig. Dat zijn de handtekeningen die Diginotar verstrekt. Voldoende is het bijvoorbeeld om een handtekening toe te passen die je via selfcert.exe kan maken. Het is vanuit fiscaal oogpunt ook niet nodig dat Adobe hem valideert. Het is een mooie bijkomstigheid uit bewijstechnisch oogpunt, maar meer ook niet.
Overigens, je kunt ook ondertekenen via een SSL verbinding. Daarnaast kan het e-mailbericht ondertekend worden, het bestandje in het e-mailbericht ondertekenen en tot slot kan ook XMLDsig worden toegepast of anders XADES. Dan onderteken je de datastructuur.

BELANGRIJK: Als jullie eerst automatische incasso toepassen, hoeven er helemaal geen handtekeningen geplaatst te worden. Als er op basis van jullie factuur betaald moeten worden, weer wel.

Los van de mogelijkheid van de elektronische handtekening, kan je ook kiezen voor EDI of voor een andere vorm. Bij deze laatste is het belangrijk om de belastingdienst hiervan op de hoogte te brengen.

@3 [i]Steven Ras op 29 November 2007 10:30:53
Zo’n handtekening regel je bijvoorbeeld bij DigiNotar. Een product waarmee je de elektronische handtekening kan koppelen met een PDF is PDF Sign & Seal. http://www.digifactuur.nl[/i]
Kijk ook voor gratis certificaten eens op www.ipsca.com en http://www.comodo.com. Daarnaast is op d2s.be ook een gratis PDF signer te vinden. Zie ook www.factuurwijzer.nl

@4 [i] Nijman op 29 November 2007 11:14:17[/i]
Nee, de fiscale eisen blijven staan. Bij XS4ALL incasseren ze eerst. De factuur is dan eigenlijk niets anders dan een betalingsbewijs en heeft dus niet meer die waarborgen (authenticiteit en integriteit) nodig. Blijft over of het niet simpelweg lastenverschuiving is van XS4ALL.

@5[i] AlexanderOnline op 29 November 2007 12:00:04 @Nijman: Precies Volgens mij kun je dit gedoe omzeilen door de facturen in het klantenpanel te zetten waar ze op moeten inloggen.[/i]
Het spijt me, maar dat is niet toegestaan. Factureren betekent een brengplicht. Klanten laten inloggen voldoet daar niet aan. Interessanter is om de klanten een notificatie per e-mail te zenden, met daarin een unieke hyperlink. Door te klikken op de hyperlink wordt via een beveiligde (lees:SSL) verbinding de pagina getoond. Deze kan dan opgeslagen, et cetera, worden.

@6[i] Steven Ras op 29 November 2007 12:17:21
...Mijns inziens voldoet XS4ALL ook niet aan het toestemmingsvereiste. In de bestelprocedure wordt het volgende gemeld:..[/i]
Ze voldoen wel aan de voorwaarden, doordat het onderdeel is geworden van het contract. Vooralsnog lijkt het er op dat de contractsvrijheid in Nederland ook het toestemmingsvereiste op deze manier kan inkleuren. Binnenkort ontvang ik van de Belastingdienst hierover de bevestiging.

@7[i] DreamHost.nl op 29 November 2007 15:43:27 Onze PDF-facturen zijn versleuteld m.b.v. een wachtwoord, waardoor de ontvanger alleen in staat is om deze uit te printen. Het is voor de ontvanger dus niet mogelijk om deze aan te passen. Volgens onze boekhouder voldoen deze facturen ook aan de regels van de belastingdienst.[/i]
De boekhouder heeft het bij het verkeerde eind. Bij deze methode is er gebruik gemaakt van informatiebeveiliging. Informatiebeveiliging omvat diverse aspecten, waaronder de verlangde authenticiteit en integriteit als het gaat om elektronisch factureren. De methode hierboven zorgt alleen maar voor de waarborge 'vertrouwelijk', maar niet aan de authenticiteit en integriteit.

@13 [i]Danny Mekic' op 29 November 2007 17:44:41
@Nijman: XS4ALL: “Wilt u uw facturen op papier ontvangen, dan kunt u dit hier ook aangeven.”
Volgens mij heeft XS4ALL het netjes opgelost want je kunt nadrukkelijk aangeven de facturen alsnog per post te (blijven) ontvangen. Doordat XS4ALL zelf de facturen feitelijk niet doormailt, maar de facturen enkel op haar eigen website bekeken kunnen worden (los van de optie om de facturen toch per post te blijven ontvangen), denk ik dat de authenticiteit van haar facturen voldoende is gewaarborgd.[/i]
Wees gewaarschuwd. Als de facturen op de website staan, dan wordt aan de voorwaarden voldaan. Als ze worden gedownload, verdwijnen de waarborgen. De facturen hebben in fiscaal opzicht geen bewijskracht meer. Belangrijk is om dan toch vooral de bankafschriften te bewaren (echt waar).

@14 [i]Steven Ras op 29 November 2007 20:47:41
Ik ben ook van mening dat de authenticiteit (van wie) voldoende gewaarborgd is met de methode van XS4ALL, maar daarmee staat de integriteit nog niet vast.[/i]
De integriteit is altijd gewaarborgd, doordat eerst de betaling heeft plaatsgevonden (automatische incasso). De bankgegevens worden vervolgens als integer aangemerkt. Zodra de factuur de website verlaat, is de authenticiteit verdwenen, maar blijft de integriteit gewaarborgd (dankzij de bank).

@15 [i]Danny Mekic' op 29 November 2007 21:17:08
@Steven: Misschien heb je gelijk. Ik wacht nog even op het aparte kopje waar ik de besproken regelingen (met name die waar de vereisten door de Belastingdienst opgelegd in aan te treffen zijn) zelf na kan lezen. [/i]
De regeling kan worden gedownload. Zoek op 'besluit omzetbelasting, administratieve en facturerings-verplichtingen. Alleen artikel 35b is wat mager.

@17 [i] Arjan Bijnen op 30 November 2007 02:00:20
@Arnout en/of Steven: Alle abonnementen waarover ik spreek staan op zakelijke naam. Van de desbetreffende partijen hebben we echter briefje ontvangen welke neer komen op “Wij gaan elektronisch factureren, wenst u alsnog papieren factuur, stuur dit kaartje in”. Niet insturen is elektronisch factuur.[/i]
Deze werkwijze is nog niet toegestaan, lees bovenstaande regeling en dan voornamelijk paragraaf 3.4. Los daarvan, gelijk hebben, betekent nog geen gelijk krijgen...

@19 [i]Arjan Bijnen op 3 December 2007 07:58:10
@Steven: Ik mag aannemen dat deze grote partijen hun zaakjes wettelijk wel op orde hebben. Helemaal op de zakelijke markt.[/i]
Over het algemeen hebben ze vooroverleg gehad met de Belastingdienst. Dat mogen jullie ook doen. Daarvoor is een regeling opgezet. De regeling is te vinden op www.minfin.nl

@20 [i] Paul op 3 December 2007 08:05:54 @Steven Ras
Heb je een voorbeeld van een door DigiNotar ondertekend PDF document, alles wat ik tot op heden heb gezien was niet uitgegeven onder het Adobe root en gaf dus een foutmelding.[/i]
Ik heb wel een voorbeeld van een Diginotar document (en van andere documenten). Als je mij e-mailt, zal ik een voorbeeld terugzenden. Nogmaals, het feit dat Adobe deze melding geeft, heeft geen fiscale gevolgen, hooguit een effect op de perceptie van de ontvanger.

Friso de Jong,

Directeur Factuurwijzer.nl
Voorzitter Platform Elektronisch Factureren(www.platformelfa.nl)

@Friso de Jong

[i]Het is niet zo dat een elektronisch handtekening verplicht is. Een gekwalificeerde elektronisch handtekening is ook niet nodig. Dat zijn de handtekeningen die Diginotar verstrekt. Voldoende is het bijvoorbeeld om een handtekening toe te passen die je via selfcert.exe kan maken. Het is vanuit fiscaal oogpunt ook niet nodig dat Adobe hem valideert. Het is een mooie bijkomstigheid uit bewijstechnisch oogpunt, maar meer ook niet.
Overigens, je kunt ook ondertekenen via een SSL verbinding. Daarnaast kan het e-mailbericht ondertekend worden, het bestandje in het e-mailbericht ondertekenen en tot slot kan ook XMLDsig worden toegepast of anders XADES. Dan onderteken je de datastructuur.[/i]

Door de wet wordt de geavanceerde elektronische handtekening voorgeschreven. EDI zal door de meeste webhoster niet snel worden gebruikt. Een andere methode zal voorgelegd moeten worden aan de inspecteur. Het is absoluut niet voldoende om een handtekening aan te maken met tools als "selfsert.exe". Deze "digitale" handtekening zorgt alleen voor de versleuteling van het bericht, maar zegt nog niets over de authenticiteit. Je geeft namelijk een "digitale handtekening" aan jezelf. Het uitgifteproces is dan ook niet betrouwbaar. Van een geavanceerde elektronische handtekening is geen sprake.

Overigens geeft DigiNotar ook niet-gekwalificeerde elektronische handtekeningen uit.

[i]Het spijt me, maar dat is niet toegestaan. Factureren betekent een brengplicht. Klanten laten inloggen voldoet daar niet aan. Interessanter is om de klanten een notificatie per e-mail te zenden, met daarin een unieke hyperlink. Door te klikken op de hyperlink wordt via een beveiligde (lees:SSL) verbinding de pagina getoond. Deze kan dan opgeslagen, et cetera, worden.[/i]

De geavanceerde elektronische handtekening dient op de factuur te worden gezet. Als je de factuur download van een met SSL beveiligde website verlies je de authenticiteit en de integriteit.

Later zeg je wel:

"Wees gewaarschuwd. Als de facturen op de website staan, dan wordt aan de voorwaarden voldaan. Als ze worden gedownload, verdwijnen de waarborgen. De facturen hebben in fiscaal opzicht geen bewijskracht meer. Belangrijk is om dan toch vooral de bankafschriften te bewaren (echt waar)."

Daar zijn we het dan over eens.


[i]Ze voldoen wel aan de voorwaarden, doordat het onderdeel is geworden van het contract. Vooralsnog lijkt het er op dat de contractsvrijheid in Nederland ook het toestemmingsvereiste op deze manier kan inkleuren. Binnenkort ontvang ik van de Belastingdienst hierover de bevestiging.[/i]

Zolang er nog geen bevestiging van de Belastingdienst is, blijft dit punt onzeker. Het lijkt me geen moeite om deze voorwaarden mee te nemen in de algemene voorwaarden. Daarbij moet de klant tijdens het bestelproces de mogelijkheid worden geboden om de voorwaarden mbt het elektronische factureren op te slaan. Dat is niet het geval (algemene voorwaarden gaat wel goed). De klant is dan ook niet gebonden aan deze regel van XS4ALL.

Beste,
Kan American Express bij electronische reservatie een betaling laten doorvoeren bij een hotelverblijf wanneer men cash betaald heeft en derhalve geen handtekening geplaatst heeft voor het confirmeren van een betaling via creditkaart?
- Wanneer dit mogelijk is: Waarom wordt toch nog steeds een handtekening gevraagd bij electronische reservatie?
- Wanneer dit niet toegelaten is: Kan je me helpen met een bron die dit bekrachtigt?
Alvast bedankt,
Frederik

Frederik: je zit nogal op de verkeerde site met die vraag :)

Afgelopen week hebben wij een brief van Vodafone mogen ontvangen dat hun manier van Elektronisch factureren uit overleg met de belastingdienst niet correct bleek te zijn. Met de belastingdienst afgesproken dat facturen voorlopig weer via de post verzonden worden. Het lijkt mij dat deze vroeg of laat wel weer via de elektronische verzonden gaan worden.

Voor zover bekend heeft Vodafone van de belastingdienst GEEN boete ontvangen en is alles in goed overleg gebeurd.

@ICTRecht op 4 december, 2007 20:54:
Door de wet wordt de geavanceerde elektronische handtekening voorgeschreven. EDI zal door de meeste webhoster niet snel worden gebruikt. Een andere methode zal voorgelegd moeten worden aan de inspecteur. Het is absoluut niet voldoende om een handtekening aan te maken met tools als “selfsert.exe”. Deze “digitale” handtekening zorgt alleen voor de versleuteling van het bericht, maar zegt nog niets over de authenticiteit. Je geeft namelijk een “digitale handtekening” aan jezelf. Het uitgifteproces is dan ook niet betrouwbaar. Van een geavanceerde elektronische handtekening is geen sprake.
Het spijt me ICT recht, maar dit is toch echt een geavanceerde elektronische handtekening, zoals omschreven in de betreffende wet en toegelicht in de Memorie van Toelichting. Kijk het maar eens goed na! Het is niet zo dat deze handtekening zorgt voor versleuteling, daarvoor zal je –ongeacht welke handtekening je neemt- een aantal extra stappen moeten nemen. Het zegt juist wel iets over de authenticiteit van de herkomst. Het punt is alleen dat de wijze waarop dit plaats heeft gevonden, meer ruimte biedt voor het bewijs dat de authenticiteit niet goed tot stand zou zijn gekomen. Echter, let op: elektronisch factureren vraagt sowieso om een type handtekening waarbij dit tegenbewijs mogelijk is. Bovendien moet dit bewijs worden aangedragen door in dit geval de ontvanger van de factuur. En dat is best een moeilijke klus.

@ICTRecht op 4 december, 2007 20:54:
De geavanceerde elektronische handtekening dient op de factuur te worden gezet. Als je de factuur download van een met SSL beveiligde website verlies je de authenticiteit en de integriteit.
Ook dat is niet altijd en helemaal juist. Kijk ook bij de meestgestelde vragen en antwoorden die door de Belastingdienst zijn afgegeven. Bij een bankomgeving wordt de authenticiteit en integriteit gewaarborgd door het ‘bankafschrift’. Daarnaast speelt ook de audittrail een bijzondere rol. Deze kan met zich meebrengen dat de authenticiteit en integriteit gewaarborgd is. Neemt niet weg dat het ondertekenen op bericht-, datastructuur, en/of documentniveau meer zekerheden bieden.

@ICTRecht op 4 december, 2007 20:54:
Zolang er nog geen bevestiging van de Belastingdienst is, blijft dit punt onzeker.
De bevestiging is binnen. De fiscale wetgeving zet de civielrechtelijke wijze waarop instemming kan worden verleend, niet opzij.

Arjan Bijnen op 20 april 2008 om 15:44:
Afgelopen week hebben wij een brief van Vodafone mogen ontvangen dat hun manier van Elektronisch factureren uit overleg met de belastingdienst niet correct bleek te zijn. Met de belastingdienst afgesproken dat facturen voorlopig weer via de post verzonden worden. Het lijkt mij dat deze vroeg of laat wel weer via de elektronische verzonden gaan worden.
Voor zover bekend heeft Vodafone van de belastingdienst GEEN boete ontvangen en is alles in goed overleg gebeurd.
We hebben meer verhalen hierover gehoord. Op zich is het goed dat er een signaal wordt afgegeven door de Belastingdienst dat er goed wordt gekeken naar de manier waarop eFactureren wordt toegepast. Het is alleen een beetje vervelend voor het ‘imago’ dat het hier Vodafone betreft. Binnenkort gaan zij vast weer over op eFactureren.