Digitale nalatenschap, zakelijk (column)

Na het verschijnen van de column wezen twee oud collega’s mij er op dat we al heel snel na het begin van onze hosting activiteiten in 1995 zijn geconfronteerd met een dergelijk vervelend voorval.

Het betrof de website van een vereniging. De site had een openbaar deel en een afgeschermde sectie voor administratieve doeleinden. Het gehele bestuur van deze vereniging kwam om het leven bij een ongeluk. Wij werden uiteraard niet direct op de hoogte gesteld van het voorval. Dat gebeurde door de medewerkers die probeerden de draad op te pakken. Zij verzochten ons de inlogcodes van de website van de e-mail accounts van het domein te verstrekken.

Die inlogcodes waren door ons per e-mail verzonden naar het privé account van de voorzitter met een cc naar het algemene bestuursaccount. Toevoegen van het cc adres was een uitzondering, standaard werd namelijk zo min mogelijk verstuurd vanwege de veiligheid. In dit geval bleek die service nutteloos, omdat de medewerkers dus ook niet bij de e-mail van de bestuurders konden komen.

Het wijzigen van de inlogcodes voor de site onderdelen hebben we snel doorgevoerd ook al was er nog geen handelingsbevoegd bestuur. Bij de e-mail accounts was het lastiger, omdat we vernamen dat de zakelijke -en privé e-mail accounts door elkaar waren gebruikt. Dat was voor ons een reden de wachtwoorden van die e-mail accounts pas te resetten na schriftelijke toestemming van de familieleden van de overleden bestuurders. Daar ging natuurlijk tijd overheen. De vertraging die dat opleverde werd ons door de medewerkers van de vereniging niet in dank afgenomen, want de e-mail accounts werden intensief gebruikt .

We waren duidelijk pioniers bij deze vorm van digitaal nalatenschap. Ik wist ook niet of we het proces moesten beïnvloeden. In de communicatie tussen vereniging en nabestaanden waren wij als hoster immers geen partij. Die positie innemen was om meerdere redenen trouwens goed, ik zou het nu weer doen.

NB Naar aanleiding van Paul’s opmerking bij mijn vorige column heb ik Bitkom gemaild of ze verwachten dat iedereen per wachtwoord update naar de notaris gaat. Ik wacht nog op antwoord.