Werk jij papierarm of papierloos? (Column)

Op sommige foto’s staan zelfs nog kasten met hangmappen. Elke hostingklant bij Planet had namelijk een hangmap. Dat ging goed tot enkele duizenden klanten, daarna was het niet meer houdbaar. Gelukkig viel rond die tijd de beslissing te gaan digitaliseren. Van alle output werd niet langer een papieren exemplaar gemaakt, later gevolgd door het besluit ook de input niet meer in papieren vorm op te slaan.

Het proces van digitaal ontvangen en versturen van facturen en informatie bestaat nog geen tien jaren. Toch zijn particulieren al ruimschoots gewend de nota’s voor stroom en het internet per e-mail te ontvangen.

In de zakelijke omgeving zie ik een ander beeld. Sommige bedrijven sturen nota’s, offertes en brochures nog per ouderwetse post, vooral omdat ze het zo gewend zijn. In toenemende mate zie ik bedrijven voor die verschillende uitingen e-mail inzetten. Vaak hoor je dat bedrijven zo willen bezuinigen op verzendkosten en het milieu sparen. Dat klinkt mij goed in de oren, het betreft echter alleen de output.

Hoe gaan zij om met de input, dus met het ontvangen van informatie? Geven ze wel eens aan informatie elektronisch te willen ontvangen?

Een belronde langs een aantal bekenden leverde op, dat de meesten daarvoor geen beleid hebben. Het is meer een kwestie van wat wordt aangeboden en de voorkeur van de medewerker in kwestie, dan dat men er bewust om vraagt.

Zelf verstuur ik steeds minder per ouderwetse post. Eigenlijk zijn facturen nog de enige papieren stroom die er bij mij uitgaat. De rest, dus presentaties, offertes en dergelijke verstuur ik default in elektronische vorm.

Van wat mij wordt toegezonden komt verreweg het meeste in elektronische vorm. Ik vraag er ook expliciet om, want het scheelt mij kastruimte. Papierarm werken heeft trouwens voor mij een groot voordeel waar ik dagelijks van profiteer. Zoeken door een digitaal archief, zelfs op trefwoord, gaat makkelijker dan door een berg papieren rapporten.

Desondanks twijfel ik of 100% papierloos werken ooit wel mogelijk is, maar wellicht denken jullie daar anders over.