Ervaringen met elektronisch factureren

• Door
• Thijs Alink
• geplaatst op
• 14 mei 2009 08:04 uur

11 reacties

In februari besloot staatssecretaris de Jager dat bedrijven elektronische facturen voortaan vormvrij mogen versturen. Daarmee is de overstap van papier naar digitaal een stuk makkelijker geworden. Wij vroegen drie hostingproviders naar hun ervaringen met elektronische facturatie.

Dit artikel is ook als PDF te downloaden. Ideaal om uit te printen en later nog eens rustig door te lezen.

Elektronisch factureren is uiteraard niet nieuw. Tot voor kort waren er echter strenge voorwaarden aan verbonden. Deze waren met name bedoeld om de authenticiteit van een factuur vast te kunnen stellen. Jurist Steven Ras gaf op ISPam in een eerder interview over elektronische facturatie aan dat de meeste hostingproviders het liefst het complete facturatieproces zouden willen digitaliseren. Maar de strikte regels, met name de elektronische handtekening, hielden de invoering van elektronisch facturatie tegen. “De factuur is een van de weinige documenten die  nog niet digitaal wordt verstrekt. En als dat wel gebeurd, is het vaak niet volgens de wet- en regelgeving. De geavanceerde elektronische handtekening wordt namelijk vaak vergeten.” Voortaan hoeven providers hier niet meer aan te denken. Een elektronische handtekening is nu niet meer nodig. Een factuur in de vorm van een Word-document of PDF-bestand is al voldoende.

Nu één van de grootste drempels om elektronische facturatie in te voeren is weggenomen is de kans groot dat voortaan elke provider zijn facturen digitaal gaat versturen. Al was het maar om kosten te besparen. Drie providers die elektronische facturatie hebben ingevoerd geven hun ervaringen.

NXS INTERNET

Bij NXS Internet versturen ze al vier jaar zowel papieren als elektronische facturen. “Destijds waren we onze tijd ver vooruit met het digitaal online beschikbaar stellen van alle facturen van onze klanten,” vertelt Hans Reurings van NXS Internet. “Het leek ons handig en tijdbesparend voor onze klanten en een goede voorbereiding om ooit geheel digitaal te gaan om ook de kostenbesparing te realiseren. Destijds was de reden om elektronische facturen te sturen puur uit serviceoverwegingen, nu brengt het ons tevens maandelijkse besparingen. De wetswijziging heeft ons doen besluiten de papieren versie nu versneld uit te faseren. Per 1 mei sturen wij geen papieren facturen meer, tenzij de klant dit expliciet aangeeft. Dit geeft ons een besparing van enkele duizenden facturen per maand (printer, papier, portokosten en handling). Wij hadden een paar jaar geleden reeds het plan om af te stappen van de papieren versie, maar wegens tijdgebrek is dat blijven liggen. De elektronische handtekening was destijds ook een struikelblok.” NXS heeft de overstap naar elektronische facturatie al doorgegeven aan zijn klanten. “Ongeveer 5% heeft aangegeven de factuur tevens per post te willen blijven ontvangen”, zegt Reurings. “Na een korte inventarisatie blijkt dat de meeste grote corporate bedrijven en resellers gewoon de papieren versie willen houden.”

DeziWeb

DeziWeb heeft veel ervaring met elektronische facturatie. Het bedrijf maakt al sinds haar oprichting (in 2001) gebruik van e-facturen. Marcel Stegeman vertelt waarom men direct heeft gekozen voor elektronische facturatie: “Het is gemakkelijk en het scheelt in werk. Doordat alles automatisch en elektronisch is hoef je niet elke middag enveloppen dicht zitten te likken. Daarbij scheelt het ook in de kosten, al kost het per envelop niet zoveel. Ook scheelt het bij eventuele herinneringen. Door het facturatieproces te automatiseren kan je ook een wat lagere prijs aanhouden op je producten en diensten.” DeziWeb heeft zelf haar eigen facturatiesoftware gemaakt. Stegeman heeft nog een tip voor bedrijven die hetzelfde willen doen: “Wanneer je een bepaald systeem gebruikt is het verstandig dit zoveel mogelijk te koppelen met het bestelsysteem. Dan heb je er zelf weinig omkijken naar. Verder moet natuurlijk wel alles goed lopen, dus zorg altijd voor een goed facturatieprogramma of script.”

SERVEO

Serveo verstuurt uitsluitend factureren per e-mail. In tegenstelling tot NXS Internet of DeziWeb heeft het bedrijf elektronische facturatie niet ingevoerd om kosten te besparen. “Serveo is een onderneming die zich bewust is van het klimaatprobleem,” vertelt Milan Schinkel. “Vanuit dit oogpunt hebben wij vanaf de start van onze onderneming facturen per mail verstuurd. Op deze manier willen we ons papierverbruik verminderen. Vrijwel alle correspondentie is digitaal. Alleen tweede herinneringen voor betaling en ingebrekestellingen worden per post gestuurd. De meeste klanten hebben bewust gekozen voor onze aanpak wat betreft het klimaatneutraal ondernemen. Onze klanten weten hoe ons systeem werkt en zijn hier positief over. Klanten kunnen er echter ook voor kiezen om per post de factuur te ontvangen, mochten zij dit liever hebben. Onze ervaring is echter dat een heel klein percentage van ons klantenbestand hier voor kiest.”